7 إرشادات عليك اتباعها لتنظيم وقتك بشكل جيد

  • استعد قبلها بليلة:

قم بإعداد قائمة عملك لليوم التالي في المساء. وأفضل ممارسة بالنسبة لك هي أن تخطط يومك المقبل بأسره كآخر شيء تفعله قبل أن تعود إلى منزلك من العمل، فعندما تخطط ليومك قبلها بليلة، فإن عقلك الباطن ينطلق نحو العمل على خططك وأهدافك بينما تكون نائماً، فكثيراً جداً ما ستستيقظ في الصباح بأفكار ورؤى تنطبق على عمل اليوم.

وفي بعض الأحيان، فإن حل أي مشكلة كنت تعمل على حلها سوف تظهر فجأة في عقلك عندما تستيقظ أو عندما تستعد للعمل. وفي كثير من الأحيان يحدث ذلك الأمر عندما تكتسب منظوراً جديداً لمشكلة أو وظيفة، أو عندما تكتسب طريقة مختلفة أو أفضل لتحقيق ذلك.

وهناك فائدة رئيسية لإعداد قائمتك اليومية قبلها بيوم، وهي أن هذه العملية تمكنك من النوم بشكل أفضل صحيّاً، فأحد الأسباب الرئيسية للأرق هو أنك تستلقي مستيقظاً تحاول ألا تنسى أن تتذكر كل شيء يجب عليك القيام به في القائمة الخاصة بك، فإن ذلك يصفي ذهنك ويمكنك من النوم بعمق.

  • جَدوِل وقتك:

إن جدولة وقتك تقلل الإجهاد وتحرر الطاقة، كما أن تخطيط وتنظيم يومك، وأسبوعك، وشهرك، يمنحك شعوراً أكبر بالسيطرة والراحة، وسوف تشعر بأنك تتحكم في حياتك – وهذا الأمر يزيد في الواقع من تقديرك لذاتك ويحسن من شعورك بقوتك الشخصية.

  • ابدأ اليوم مبكراً:

ابدأ يومك في وقت مبكر، فكلما زاد الوقت الذي تستغرقه للجلوس والتفكير والتخطيط، أصبحت أفضل تنظيماً في كل مجال من مجالات حياتك. ونحن نجد في سير الناجحين من الرجال والنساء وسيرهم الذاتية، أنهم جميعاً تقريباً يشتركون في شيء واحد: إنهم يطورون عادة الذهاب إلى الفراش في ساعة معقولة ويستيقظون في وقت مبكر.

إن الكثير من الأشخاص الناجحين يستيقظون في الساعة الخامسة أو الخامسة والنصف صباحاً، بحيث يكون لديهم ما يكفي من الوقت للتفكير والتخطيط لليوم القادم. ونتيجة لذلك، فإنهم دائماً يكونون أكثر فعالية من أولئك الذين ينامون في آخر لحظة ممكنة.

إن استغراق دقائق من التأمل الهادئ قبل الشروع في أي عمل من الممكن أن يوفر لك الكثير من الساعات في تنفيذه، وعندما تستيقظ في وقت مبكر وتخطط يومك مسبقاً، فإنك تميل لأن تصبح أكثر هدوءاً، وصافي الذهن، ومبدعاً على مدار اليوم.

  • كن منظماً في حفظ الملفات:

اعمل دائما على تنظيم أعمالك من خلال نظام معين تتبعه لحفظ الملفات سواء في المنزل أو في العمل، فهناك نسبة 30% من وقت العمل تضيع في البحث عن الأشياء التي ليست في موضعها، وتلك الأشياء تضيع لأنه لا يتم حفظها بشكل صحيح. هل يبدو هذا مألوفاً بالنسبة لك؟ هنالك عدد قليل من الأنشطة المثيرة للإحباط الشديد، ومنها قضاء وقتك الثمين في البحث عن مستندات، لأنك لم تفكر من البداية في نظام لحفظ واسترجاع هذه المواد.

وأفضل وأبسط أنظمة حفظ الملفات على الإطلاق هو النظام الأبجدي، بالإضافة إلى استخدام نظام لحفظ الملفات، ينبغي أن يكون لديك قائمة رئيسية أو سجل لجميع الملفات الخاصة بك في مكان واحد. هذه القائمة الرئيسية تمنحك عنوان كل ملف وتخبرك بمكانه بالضبط.

  • أدِّ عملك المهم خلال وقت العمل الرئيسي:

نظم حياتك بحيث تقوم بالعمل الإبداعي خلال “وقتك الرئيسي” الداخلي. ووقتك الرئيسي الداخلي هو الوقت المحدد من اليوم –وفقاً لساعتك البيولوجية- الذي تكون فيه في أفضل حالات الإنتاجية. وبالنسبة لمعظم الناس، فهذا الوقت يكون في الصباح، ولكن بالنسبة لبعض الناس، فإنه يكون في المساء.

ومن المهم بالنسبة لك أن تكون على وعي بوقتك الرئيسي الداخلي بحيث يمكنك جدولة أهم مشاريعك وفقاً له، فإن أهم أعمالك في العادة تتطلب أن تكون في أفضل حالاتك، وأن تكون في حالة من الراحة والتنبه والإبداع – فأي وقت من اليوم تشعر بهذه الأشياء بشكل أكبر؟

يجب أن تكون أيضاً على وعي بوقتك الرئيسي الخارجي. وهذا هو الوقت الذي يكون فيه عملاؤك وزبائنك أكثر توافراً. ويتعين على كل شخص التفكير في تنظيم حياته اليومية وفقاً لأوقاته الرئيسية.

  • استخدم جهاز تسجيل لتدوين الملاحظات:

إن استخدام جهاز تسجيل سيعمل على توفير الوقت في عملك أو حياتك الخاصة. وبمجرد أن تبدأ باستخدام أحد تلك الأجهزة، فإنك تستطيع تقليل وقتك المستخدم في الكتابة بنسبة 80%. إن هذا الأمر يستغرق 20% أو أقل من الوقت في كتابة شيء. وعادة ما يكون الأمر أسهل بكثير عند النسخ من شريط تسجيل في محاولة تفسير الكتابة اليدوية لأي شخص.

  • اجعل السفر الجوي مثمراً:

يعد السفر أحد المجالات المهمة التي يعد التنظيم الشخصي فيها مهماً، ولاسيما السفر الجوي. منذ بضع سنوات، استعانت طيران إقليمية كانت تعمل في وقت ما في غربي الولايات المتحدة- بشركة استشارية لمقارنة كفاءة الطيران بالدرجة الأولى بالطيران بالدرجة الاقتصادية، ومع العمل في المكاتب العادية. وما توصلت إليه هذه الشركة هو أن ساعة واحدة من وقت العمل دون انقطاع في أي طائرة قد حققت ما يعادل ثلاث ساعات من العمل في بيئة عمل عادية. وكانت الكلمة الرئيسية هي “دون انقطاع”. فإذا كنت تخطط مسبقاً وتنظم عملك قبل المغادرة للمطار، فإنك تستطيع إنجاز قدر هائل من العمل أثناء وجودك في الهواء.

-------------

منقول 

نصوص ذات صلة

مستشارة التربية الخاصة سجود مجدي  تَقوية المناعة تُعد أمر يُشغل الكَثير من الأُمهات بسبب كُثرة إصابة أطفالهم بنزلات البرد و الإنفلونزا وأمراض الجهاز التنفسي  ؛ حَيث يحتاجون لمعاملة ورعاية... Read More
بقلم مستشارة التربية الخاصة سجود مجدي  سأتحدث واياكُم اليوم عن إضطراب وعلاج التكامل الحسي وهو أحد الإِضطرابات التَي تُصيب الأَطفال ولكنها مُهملة ، أو لا تحظى بالتَركيز الكَافي من المُجتمع... Read More
بادئ ذي بدء أوجه تحيتي لطاقم سيدتي المحظوظة الذي يعمل على مدار الساعة من أجل إنجاح هذا المشروع ورسم خطة مهنية من وراء الكواليس لدعم المستخدمات والمشتركات وإيمانهم أننا كنساء نستحق أن يكون لنا... Read More